Combien coûte une incorporation au Québec : le vrai total

Une incorporation au Québec coûte 397 $ en frais gouvernementaux. À ce montant s’ajoutent des honoraires professionnels, qui vont d’environ 100 $ à plus de 1 500 $ selon ce qui est réellement inclus. Les frais de l’État sont fixes et publics, alors que les honoraires expliquent presque tout l’écart entre les prix que vous voyez affichés.

Points clés

• Une incorporation au Québec coûte 397 $ au registraire des entreprises pour le certificat de constitution. C’est un tarif fixe, identique pour tout le monde.
• La déclaration initiale est gratuite, et la déclaration de mise à jour annuelle aussi. Ce qui coûte 106 $ par année, ce sont les droits annuels d’immatriculation, payés en même temps que cette déclaration.
• La réservation de nom est facultative et coûte 27 $. Une compagnie à numéro n’en a pas besoin.
• Le fédéral affiche 200 $, mais une société fédérale qui exerce au Québec doit aussi s’immatriculer ici. Le vrai total monte à 610,80 $, donc plus cher que le provincial.
• Les honoraires ne paient pas le dépôt du formulaire. Ils paient le conseil sur la forme juridique qui convient à votre situation, le capital-actions, le livre des minutes et les résolutions, c’est-à-dire ce qui coûte cher à réparer plus tard.

Combien coûte une incorporation au Québec, au total ?

Un prix d’incorporation se compose de deux blocs qui n’ont rien à voir l’un avec l’autre.

Le premier bloc est fixe. Ce sont les droits versés au registraire des entreprises du Québec pour créer légalement la société. Ils sont publiés sur le site du registraire, identiques pour tout le monde, et personne ne peut les négocier. Pour une société par actions québécoise, c’est 397 $.

Le second bloc varie beaucoup. Ce sont les honoraires de la personne qui monte le dossier. Les offres du marché vont d’environ 100 $ à plus de 1 500 $. Le prix dépend de ce qui est réellement inclus dans le service, et de l’expérience de la personne qui le rend.

Forcément, un prix affiché à 100 $ ne comprend pas les frais du registraire. Mais même au-delà de 397 $, vérifiez toujours si le montant annoncé inclut les frais gouvernementaux ou non. De notre côté, nos honoraires d’incorporation sont affichés, et on précise que les frais du gouvernement s’y ajoutent.

Ce que vous payez au Québec

Ces montants sont publiés par le registraire des entreprises. Ils sont indexés le 1er janvier de chaque année. Le traitement prioritaire est facultatif et disponible moyennant des frais supplémentaires. Il accélère votre demande, mais le registraire traite les dossiers assez vite pour que ce tarif ne serve que dans une urgence qui se compte en heures.

Démarche auprès du registraire des entreprises	Tarif normal	Traitement prioritaire
Réservation de nom (facultative)	27 $	40,50 $
Certificat de constitution	397 $	595,50 $
Déclaration initiale	Gratuite	53 $
Droits annuels d’immatriculation (avec la déclaration de mise à jour annuelle)	106 $	159 $
Modification des statuts	206 $	309 $

Trois précisions utiles.

La réservation de nom n’est pas obligatoire. Elle sert uniquement à bloquer un nom pendant que vous préparez le reste de votre dossier, ou en attendant que vous soyez prêt à vous incorporer. Si vous constituez une compagnie à numéro, vous n’en avez pas besoin du tout. Et si vous êtes prêt à incorporer tout de suite avec un nom personnalisé, la réservation ne vaut pas la peine non plus.

La déclaration initiale est gratuite et obligatoire. C’est le document par lequel la nouvelle société se fait connaître du registre et déclare son adresse, ses administrateurs, ses actionnaires importants et quelques autres informations. Son délai dépend de la façon dont vous constituez la société. Si vous déposez les statuts de constitution avec l’avis établissant l’adresse du siège et la liste des administrateurs, vous avez 60 jours pour la produire. Si vous déposez plutôt une demande de statuts de constitution avec dépôt de la déclaration initiale, le délai tombe à 48 heures.

La déclaration de mise à jour annuelle ne coûte rien en soi. Ce qui se paie, ce sont les droits annuels d’immatriculation de 106 $ que vous versez en même temps qu’elle. C’est la nuance qui explique pourquoi certains articles annoncent une déclaration gratuite et d’autres une facture de 106 $, alors qu’il s’agit de la même opération.

Ce que vous payez en honoraires, et pourquoi

N’importe qui peut créer sa compagnie seul, en allant sur le site du gouvernement et en déposant le formulaire. Beaucoup de gens le font. Mais quand on s’en occupe soi-même, il y a plusieurs choses qu’on peut oublier.

Quand vous payez un professionnel pour incorporer votre entreprise, il y a entre autres quatre choses qu’il fait pour que l’incorporation soit complète.

• Le capital-actions. C’est la liste des catégories d’actions que la société pourra émettre, avec les droits attachés à chacune : voter, recevoir des dividendes, récupérer sa mise en cas de liquidation. Un capital-actions générique fonctionne le jour 1. Il devient un problème le jour où vous voulez ajouter un associé, vendre l’entreprise, faire entrer un investisseur, ou verser des dividendes différents selon les actionnaires.
• Le livre des minutes. C’est le registre officiel de la compagnie qui contient le registre des administrateurs, le registre des actionnaires, les certificats d’actions (s’il y en a), les règlements et bien d’autres choses. Ce n’est pas un document public, mais il est obligatoire, et la banque, un acheteur ou un auditeur vous le demanderont tôt ou tard.
• Les résolutions de départ. Nomination des administrateurs, émission des premières actions, choix de la fin d’année financière, ouverture du compte bancaire. C’est l’historique des décisions prises par l’entreprise, celui qui permet de confirmer l’état actuel de la société.
• Les conseils et l’expérience. Quand vous confiez le dossier à un professionnel, vous vous assurez que la société est créée conformément à la loi, et que ses statuts et ses règlements sont adaptés à votre situation. C’est ce qui vous évite d’avoir à faire modifier la structure plus tard, une opération qui coûte bien plus cher que de la faire correctement au départ.

Et, accessoirement, vous pouvez préparer une convention entre actionnaires s’il y a plusieurs associés. C’est un document distinct, avec ses propres honoraires, et il n’est pas obligatoire pour créer l’entreprise. Il sert entre autres à clarifier les responsabilités de chacun et à prévoir ce qui arrive en cas d’imprévu : le décès d’un associé, son invalidité, ou son départ.

Ce qu’on voit revenir. Des gens qui ont créé leur compagnie eux-mêmes il y a plusieurs années. Ils n’ont jamais constitué de livre des minutes, et ils n’ont pas déposé les annexes qu’il fallait à leurs statuts de constitution pour avoir un capital-actions sur mesure. Quand ils viennent nous voir, il faut rattraper le retard et modifier la structure de l’entreprise. Ça engendre des honoraires d’avocat, et souvent des coûts en fiscalité par-dessus.

Le sujet mérite son propre texte, et on lui en a consacré un : à quoi sert vraiment une convention entre actionnaires.

Le fédéral coûte-t-il moins cher ?

À première vue, on pourrait croire que l’incorporation fédérale coûte moins cher que l’incorporation québécoise. Si votre entreprise est au Québec, faites attention.

Sur le site de Corporations Canada, une constitution en ligne coûte 200 $. Au Québec, elle coûte 397 $. La conclusion semble évidente : le fédéral serait presque deux fois moins cher.

Sauf qu’une société de régime fédéral qui exerce ses activités au Québec, ou qui y a son siège, doit aussi s’immatriculer au registre des entreprises du Québec. Ce n’est pas une formalité optionnelle : c’est une obligation, et elle coûte le même 397 $ qu’une constitution québécoise.

Poste	Société québécoise	Société fédérale qui opère au Québec
Constitution	397 $	200 $
Recherche de nom	Facultative (27 $)	13,80 $ (NUANS, exigée si nom)
Immatriculation au registre du Québec	Comprise	397 $
Total pour démarrer	397 $	610,80 $

Autrement dit, le fédéral coûte environ 214 $ de plus au départ, pas 197 $ de moins. Et l’écart se poursuit chaque année dans l’administration de l’entreprise, parce qu’il faut tenir à jour le registre fédéral et le registre québécois. Les droits annuels des deux registres restent faibles, mais ce sont deux mises à jour à faire au lieu d’une.

Ça ne veut pas dire que le fédéral n’a aucun intérêt pour une entreprise qui siège au Québec. Mais les deux avantages qu’on lui prête le plus souvent méritent d’être nuancés.

La protection du nom. Quand on incorpore au fédéral, la recherche de dénomination balaie tout le Canada. C’est utile, mais la protection qui en découle reste limitée. Pour vraiment protéger un nom, il faut déposer une marque de commerce auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada.

La résidence des administrateurs. C’est le fédéral qui impose une exigence, pas le Québec. Une société fédérale doit compter au moins 25 % d’administrateurs résidents canadiens. Une société constituée et immatriculée au Québec n’a aucune exigence de ce genre.

Il y a de vraies raisons de choisir le fédéral. Le prix n’en est pas une.

Quels sont les coûts qu’on oublie ?

Ce sont rarement les frais du jour 1 qui surprennent. Ce sont ceux d’après.

• Les droits annuels d’immatriculation, 106 $ par année. Ils se paient avec la déclaration de mise à jour annuelle, et ils sont dus tant que la société existe, même si rien n’a changé et même si elle ne fait aucun chiffre d’affaires.
• Les pénalités de retard. Produire la déclaration de mise à jour annuelle en retard entraîne une pénalité de 50 % des droits annuels d’immatriculation. Et si les droits eux-mêmes ne sont pas payés, il s’y ajoute 5 % sur le solde impayé, puis 1 % par mois entier de retard, jusqu’à 12 mois. Une société qui laisse traîner deux ans paie donc nettement plus cher que si elle avait produit ses déclarations à temps, et elle risque en plus la radiation d’office, dans certains cas.
• La modification des statuts, 206 $ au Québec et 200 $ au fédéral. Changer le nom ou, surtout, le capital-actions, c’est un nouveau certificat à payer et c’est précisément la dépense qu’un capital-actions bien construit au départ vous évite.
• Le traitement prioritaire. Il dépanne dans une vraie urgence. Une entreprise bien gérée n’en a pratiquement jamais besoin.
• La comptabilité de la société. Une compagnie produit ses propres déclarations de revenus et elles sont distinctes de vos déclarations personnelles. C’est généralement le poste administratif annuel le plus important pour une entreprise en démarrage : selon le cas, la déclaration de revenus d’une société commence autour de 2 000 $ à 3 000 $. Parlez à un comptable pour obtenir un vrai devis.

Combien ça coûte de rester incorporé ?

Comme on l’a vu, pour une société québécoise, le minimum obligatoire est de 106 $ par année en droits annuels d’immatriculation.

Pour une société fédérale qui opère au Québec, c’est 118 $ par année : 12 $ pour le rapport annuel fédéral, plus 106 $ pour les droits annuels d’immatriculation au Québec.

À cela s’ajoutent les honoraires de votre comptable pour la déclaration de revenus de la société, et vos frais d’avocat pour la mise à jour du livre des minutes quand il se passe quelque chose : un nouvel administrateur, une émission d’actions, un dividende. Chaque année, les états financiers préparés par les administrateurs doivent aussi être approuvés par les actionnaires. Ça se consigne dans les résolutions annuelles, qu’un avocat peut préparer pour vous.

Sur cinq ans, une compagnie québécoise qui n’a pas besoin de modifier ses statuts de constitution coûte donc environ 397 $ au départ et 530 $ en droits annuels d’immatriculation.

Questions fréquentes

Peut-on s’incorporer soi-même au Québec ?

Oui. Le registraire des entreprises accepte les demandes en ligne de n’importe qui, et le coût se limite alors aux 397 $ du certificat de constitution. Vous êtes ensuite responsable du capital-actions, du livre des minutes et des résolutions de départ, qui ne sont pas produits par le formulaire.

Combien coûte une compagnie à numéro ?

Le même 397 $ qu’une compagnie nommée. La différence est que vous n’avez pas à réserver de nom, donc vous économisez les 27 $ facultatifs auprès du registraire des entreprises. Vous pourrez ajouter un nom d’affaires plus tard, sans frais, en le déclarant au registre. Par contre, remplacer le numéro par une véritable dénomination sociale demande une modification des statuts.

Y a-t-il des frais annuels après l’incorporation ?

Oui. Une société par actions québécoise doit produire chaque année une déclaration de mise à jour annuelle auprès du registraire des entreprises, et payer les droits annuels d’immatriculation au coût de 106 $. Cette obligation existe tant que la société n’est pas dissoute, même si elle est inactive.

Une société fédérale a-t-elle besoin d’un rapport Nuans ?

Pas d’un rapport distinct. Quand vous constituez une société en ligne auprès de Corporations Canada sous un nom composé de mots, la recherche de nom fédérale fait partie de la demande et vous n’avez pas à commander de rapport au préalable. Une recherche de nom fédérale coûte 13,80 $. Une société fédérale à numéro n’en a pas besoin.

Le prix change-t-il si on est plusieurs associés ?

Les frais gouvernementaux sont identiques : 397 $ pour l’incorporation, peu importe le nombre d’actionnaires. Ce sont les honoraires qui varient parce qu’un capital-actions à plusieurs catégories et une convention entre actionnaires demandent du travail qu’une société à un seul actionnaire n’exige pas nécessairement.

En résumé

Le vrai coût d’une incorporation au Québec, c’est 397 $ de frais gouvernementaux, plus des honoraires qui dépendent de ce que vous faites faire, plus 106 $ par année de droits annuels d’immatriculation pour garder la société en règle.

Le fédéral à 200 $ est une fausse aubaine pour une entreprise qui opère au Québec : l’immatriculation obligatoire au registre québécois porte le total à 610,80 $.

Et le prix le plus bas au jour 1 n’est pas toujours celui qui coûte le moins cher au bout d’un an. Avant de comparer deux offres, demandez ce que chacune comprend : les frais du registraire, le capital-actions, le livre des minutes et les résolutions de départ.